Keterbukaan Informasi Publik merupakan aspek yang penting dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan negara transparan. Oleh karena itu adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang¬undangan. Hak atas Informasi. Hak setiap Orang untuk memperoleh Informasi juga relevan untuk meningkatkan keterlibatan masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik. Partisipasi masyarakat dapat terlaksana apabila adanya jaminan akan Keterbukaan Informasi Publik.
Keberadaan Undang-¬undang tentang Keterbukaan Informasi Publik sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap Orang untuk memperoleh Informasi; (2) kewajiban Badan Publik menyediakan dan melayani permintaan Informasi secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana; (3) pengecualian bersifat ketat dan terbatas; (4) kewajiban Badan Publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan Informasi.
Atas dasar pemikiran tersebut, maka Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Provinsi Nusa Tenggara Barat sebagaimana tertuang dalam Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat (telah diperbaharui dengan Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 24 Tahun 2018) yang mana mangatur tata kerja, tata cara pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.
PPID ini berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan publik sesuai amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan keberadaan PPID, akan mempermudah masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi karena tidak berbelit dan dilayani melalui satu pintu.
Sebagai Badan Publik, sesuai dengan Pasal 7 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Disnakertrans Prov. NTB memiliki kewajiban :
- Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan informasi publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;
- Menyediakan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan;
- Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2, Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah;
- Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik;
- Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada angka 4, antara lain memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan negara;
- Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 1 sampai dengan angka 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan non elektronik.